viernes, 6 de diciembre de 2013

Los antecedentes de los Planes de Comunicación Externos... o cómo echar a andar en esto sin más equipaje que la ilusión ¿y la inconsciencia?

Llevaba un tiempo en haceros partícipes de una experiencia pasada sobre los Planes de Comunicación Externa, especialmente para reivindicar una experiencia que fue en su momento yo creo que pionera (aunque hayan pasado no tantos años) y aunque en parte hoy en día suene naif, si quería hacer una reflexión sobre esos entonces titubeantes primeros pasos en los ancestros de las redes sociales.

Hace ya la eternidad de cinco años, el centro escolar en el que impartía clases en Salamanca abordó una Acción de Mejora dentro del Plan de Calidad que venía desarrollando, titulada “Mejorar el flujo de información entre ED, Profesores, PAS y Familias”. Me atrevo a traeros aquí esa experiencia por dos razones fundamentales: la primera de ellas tiene que ver con mi responsabilidad entonces en el desarrollo de la misma, por lo que no voy a hablar de experiencias ajenas y sí me siento muy autorizado a hacerlo en primera persona; y la segunda porque, como en otras ocasiones he dejado caer ya, integra a toda la comunidad educativa, sin obviar al Personal de Administración y Servicios, olvidado en tantas ocasiones.
Centrándome en el mismo, decir que no se trataba de una acción espontánea, sino que había nacido tras detectar con datos concretos (gracias al Cuestionario de Autoevaluación de la Junta de Castilla y León) como una debilidad del centro una realidad que se venía percibiendo por la Comunidad Educativa: el propio tamaño del mismo, la disposición de sus instalaciones, la dificultad en coincidir en tiempos y espacios concretos de todos los miembros del Centro… suponía una dificultad a la hora de coordinar toda la información que se genera y que es necesario se notifique de una forma efectiva.

Para ello, sirviéndonos de las posibilidades que nos daba la aplicación informática de comunicación que ya utilizaba el centro, creamos un “tablón virtual” que tendría más que ver con un site que con un blog o con los hoy tan comunes “muros”. En el mismo las distintas comisiones y equipos de coordinación “colgarían” (con fecha de caducidad y haciendo especial hincapié en dar permisos a quienes podían y debían verla) la información que generasen. Así, había información visible sólo para los miembros de los equipos de trabajo correspondientes, para el claustro de profesores, para las familias…

Aunque en el ánimo de algunos estaba el que con eso se podría reducir el volumen de papel físico que generamos y movemos (con el consiguiente coste) debo decir que no era el objetivo prioritario porque éramos muy conscientes de que en el caso de muchas familias las dificultades que algunas evidenciaban en el acceso a internet establecía una limitación grande de partida. Sin embargo, dada la enorme facilidad que se tiene a la hora de perder circulares y avisos importantes, el hecho de recuperarlos en cualquier momento desde el “tablón” establecía ya una mejora.

Y enlazando con esto es donde entra una de las reivindicaciones del PAS (llegados a este punto debo romper una lanza a favor de unos compañeros de administración y servicios totalmente implicados): en las más de las ocasiones es con ellos con quienes establecen un primer contacto las familias que llaman al centro demandando una información que no siempre pueden dar; no se trata de descargar en ellos responsabilidades que no les competen ni tienen por qué asumir, pero si ellos disponen de una información adecuada (dejando claro hasta dónde pueden y deben difundir) y pueden facilitarla, por un lado se agiliza el flujo entre familias y centro y, por otro, eso contribuye a dar una imagen positiva y de eficiencia cuando un padre o una madre no tiene por qué recurrir a cinco desviaciones de llamadas para que le digan a qué hora llega su hijo de una actividad extraescolar (por ejemplo).

Pues bien, para poner en marcha dicha acción y dado que contábamos con unos medios informáticos que nos permitían asumirla, se ofertó al PAS y al Claustro de Profesores la formación sobre las posibilidades del software a utilizar. Como acción prioritaria se estableció la información que debía ser compartida desde los distintos equipos y las comisiones de coordinación. Y para hacer un seguimiento de la acción de mejora se establecieron una serie de indicadores de control y/o evidencias, que integramos en nuestro modelo de calidad del centro.

Como conclusión a todo lo expuesto, deciros que al escribir estas líneas para compartirlas con vosotros, me vienen a la mente las reticencias que mostraban algunos compañeros sobre formas de trabajo que hoy están plenamente asumidas (máxime porque aunque no haya pasado tanto tiempo algunas suenan hasta infantiles) y debo decir con satisfacción que muy mejoradas gracias al buen hacer de otros equipos de trabajo posteriores.

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